¿Qué es un Proceso de Ventas y para qué sirve?

Raccon Blog
Feb 26, 2019
7 min read

Updated: Aug 25, 2019

Si quieres tener un negocio serio con resultados predecibles y consistentes NO puedes depender sólo del talento, de la inspiración o del arte.

¡La función de Ventas en el siglo XXI tiene herramientas para agregar algo más de ciencia al noble arte de vender! Sistematizar lo que funciona y ejecutarlo repetidamente es una de las claves para el éxito. Para ello NECESITAS tener un proceso de ventas.

¿Que es el Proceso de Ventas?

Un proceso de ventas define una secuencia de etapas predecibles o fases necesarias para convertir cada nueva oportunidad en una venta, desde que se genera un lead hasta que se concluye un negocio.

Cada fase lleva asociada una serie de actividades a realizar por parte del vendedor o del prospecto que deben ser completadas antes de dar la fase por concluida para pasar a la siguiente.

No todos los procesos de ventas son iguales ni deben tener el mismo número de fases. Tienes que definir cuál es el que aplica a tu negocio, según la naturaleza de tus productos o tus clientes. Siempre teniendo en cuenta que las fases del proceso vienen definidas por la forma en la que tus potenciales clientes suelen comprar.

¿Cómo Defines tu Proceso de Ventas?

Cada empresa debe definir cual es su proceso específico. ¿Es necesaria una demostración del producto? ¿Es preciso emitir documentación para conseguir la aprobación técnica antes de presentar una propuesta comercial? La naturaleza del producto, el sector o el tipo de clientes pueden definir las diferentes fases.

El proceso de venta en ventas transaccionales

Si te dedicas a las ventas transaccionales, es decir, haces numerosas visitas al día en las que siempre puedes vender algo, la mayor parte de tu proceso de ventas se ejecuta durante cada visita a un cliente o prospecto. Es necesario definir un best practice y entrenarlo. ¿Cuál es la forma desarrollar las visitas a clientes que conduce con mayor probabilidad al éxito?

Debes definir la estructura ideal de tus visitas comerciales. Un ejemplo básico con los pasos del proceso de ventas podría ser el siguiente:

1. Marcar Objetivos estudiando el perfil del cliente en tu CRM

2. Saludo inicial y “conectar” emocionalmente con el cliente

3. Hacer preguntas sobre el estado de los proyectos del cliente

4. Detectar nuevas necesidades

5. Ofrecer solución y afrontar objeciones

6. Cerrar

7. Cruzar ventas con productos productos complementarios

8. Cierre definitivo

Cuando hablamos de ventas transaccionales lo que interesa de verdad es la cantidad de actividad, es decir, hacer visitas/llamadas cuantas más mejor, sin abandonar el compromiso de hacerlas con calidad, es decir, siguiendo tu proceso.

El proceso de ventas en ventas complejas

Sin embargo, para una organización que trabaje con ventas complejas, con ciclos de venta más largos y soluciones no transaccionales (servicios de consultoría, software, marketing, productos de alto valor añadido, etc), existen beneficios considerables en definir un proceso, ya que lo que prima es la calidad de las interacciones (sin olvidar que el volumen, que al igual que el tamaño, ¡siempre importa!

Para mejorar la eficacia de tus ventas, tienes que alinear tu proceso de ventas con el proceso de compra de tus clientes. ¿Cómo suelen comprar? ¿Necesitan emitir una solicitud de propuesta o RFP? ¿Necesitan una demostración del producto? ¿Necesitan el visto bueno de otro departamento para avanzar?

Son todas variables que debes considerar para que las fases tu proceso de ventas se ajusten EXACTAMENTE a las del proceso de compra de tus clientes.

Es importante tener en cuenta que no todos los segmentos de tu mercado tienen el mismo proceso de compra. Por ejemplo es muy probable que los clientes grandes tengan un proceso distinto al de clientes de tamaño medio o pequeño.

Un ejemplo de un proceso de ventas sencillo con sus respectivos pasos sería:

1. Prospección telefónica

2. Reunión para identificar necesidades

3. Presentar propuesta

4. Negociación

5. Cierre

10 Razones por las que Debes Tener un Proceso de Ventas

A continuación te explico 10 motivos de peso para que valores la importancia de tener un proceso de ventas definido y su impacto en el negocio.

1. Te permite gestionar el Pipeline de ventas

¿Tienes pocas oportunidades en fase de prospección? ¿O demasiadas estancadas en la fase de negociación? O mejor incluso, ¿sabes cuántas oportunidades tienes abiertas y en qué situación se encuentran?

La gestión del Pipeline de ventas consiste precisamente en traer visibilidad sobre todas las oportunidades de venta a medida que progresan a través de los distintas fases del proceso de ventas a nivel de toda la organización, regiones o un territorio individual.

Sin tener un proceso establecido es imposible gestionar el pipeline de oportunidades, que a menudo sólo figuran en la cabeza de los vendedores. Efectivamente, ¡los CRM no piensan por sí mismos ni crean los procesos de ventas ellos solos!

2. Los procesos de ventas hacen que los resultados sean más predecibles

Establecer un proceso de cualquier tipo agrega predictibilidad. Cuando ciertas actividades se realizan de manera similar todas las veces y por todos los miembros del equipo se elimina la influencia del azar y otras consideraciones subjetivas.

Tener diez vendedores y diez formas distintas de vender no parece lógico ni efectivo. SIEMPRE existe una manera mejor de hacer las cosas que es posible reproducir sin tener que improvisar o reinventarse cada vez.

3. Proporciona una guía para construir los programas de training

Con las fases del proceso de ventas y sus actividades relacionadas bien definidas es mucho más fácil establecer un training efectivo para los vendedores.

Si para completar la fase cualificación de los prospectos, por ejemplo, establecemos que es necesario realizar actividades como buscar información online, realizar una llamada de exploración, verificar el potencial del prospecto o determinar personas de contacto, ¿no serían esas las competencias y habilidades que debería desarrollar el training para los vendedores?

4. Agrega valor al cliente en cada fase del proceso

El proceso de compra de un cliente potencial, también llamado buyer journey, puede comenzar cuando el prospecto descubre una necesidad que quiere resolver. Posteriormente es posible que comience a informarse y educarse en posibles soluciones a su problema.

Después tal vez necesite datos para analizar el retorno de la inversión de las distintas alternativas, presentarlas en un comité y después probarlas o hacer un piloto, etc. Es tan solo un ejemplo.

Cuando las fases del proceso de venta están alineadas con las fases del proceso de compra, el vendedor está agregando valor al proceso. ¿Verdad que es mejor ser percibido como un recurso valioso y no solo como “ese pesado que solo quiere verme para cerrar una venta”?

5. Las empresas con un proceso de ventas definido tienen resultados superiores

Como puedes leer en este genial artículo de Harvard Business Review, las empresas con un proceso definido obtienen un crecimiento de los ingresos un 18% superior al de empresas sin un proceso de ventas formal.

6. Incrementa la eficiencia comercial

La magia de la tan odiada rutina es que mejora la eficiencia. Cuando un proceso se repite una y otra vez la ejecución se hace cada vez mejor, llegando incluso a interiorizarse. Si el proceso de ventas está definido con buen criterio y las piezas bien engranadas, la eficiencia está asegurada.

¿Puedes imaginar lo que podrías conseguir si en vez de reinventarse cada vez tus vendedores ejecutasen un proceso de éxito una y otra vez?

7. El proceso de venta proporciona una guía con pasos específicos para la fuerza de ventas

La función de un vendedor consiste en generar oportunidades y hacerlas avanzar por el proceso de ventas. ¡Así de simple! Tener un proceso de ventas ayuda a responder a la pregunta “¿y ahora qué tengo que hacer?”.

Si, por ejemplo, una oportunidad ha concluido con éxito la fase “conseguir la aprobación técnica”, el proceso de venta puede establecer que la siguiente fase es “elaborar una propuesta comercial” o “negociación”. No hay subjetividad posible y los pasos a seguir son muy claros.

8. Ayuda a diagnosticar necesidades de coaching

Examinando el pipeline de ventas de cada vendedor es posible detectar necesidades para desarrollar las habilidades necesarias que hagan progresar las oportunidades a lo largo del proceso.

Muchas oportunidades estancadas o perdidas en la fase de “demostración de la solución” pueden indicar una necesidad de formación en el uso del producto.

O tal vez un vendedor tenga dificultades en la fase “establecer la primera reunión” con un prospecto cualificado y necesite apoyo para conectar mejor con los clientes potenciales y conseguir ser recibido para hacer una presentación.

9. Sales Forecasting o previsiones de ventas

Cuando el proceso de ventas está establecido y se gestiona el pipeline de oportunidades es posible conocer 3 datos fundamentales para hacer previsiones:

· Cuál es el ciclo temporal medio de las oportunidades desde que se generan hasta que se cierran (con éxito o sin él) y cuanto permanecen en cada fase

· El valor total de las oportunidades abiertas en cada fase

· La probabilidad histórica de cerrar una venta en cada fase

De esta forma se elimina gran parte de la subjetividad en las previsiones de ventas, y se argumentan con un poco más de base “científica”.

10. Detectar oportunidades para segmentar fases del proceso de ventas

Cuando las fases del proceso están claras es posible pensar en alternativas para segmentar partes del proceso y asignar diferentes fases a distintos roles dentro de la empresa o incluso a distintos canales, internos o externos.

Es posible plantearse, por ejemplo, que alguna fase del proceso sea asignada a un equipo distinto de los vendedores en la calle (¿qué tal un equipo de prospección?) o incluso subcontratarla a otra empresa.

O tal vez que el departamento de ingeniería o los especialistas de producto lideren plenamente las oportunidades durante la fase de “aprobación técnica”, si es que existe, y las oportunidades que pasen a la siguiente fase sean manejadas por Ventas.

Algunas empresas, típicamente las de software en la nube, suelen asignar un perfil de vendedor para liderar el proceso hasta la fase de “cierre de la venta” (Account Managers) y posteriormente otro para asegurar que la fase de “implantación y uso de la solución” sea un éxito para el cliente (Customer Success Managers).

Integrar los Procesos de Ventas en un CRM

Una vez definido tu proceso, este será la columna vertebral de tu CRM. Existen decenas de CRM muy potentes en el mercado con un modelo de pago mensual.

Desde los Salesforce, Dynamics o SAP para grandes empresas hasta otros más económicos y funcionales para Pymes.

Hubspot es uno de los CRM más apreciados y valorados, por su sencillez, sus increíbles y visuales informes preconfigurados, la cantidad de otras Apps que puedes integrar y sobre todo por su precio. Incluso, la versión gratuita permite registrar hasta 50 usuarios.